第一章总则

第一条为了加强我校档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案在教学、科研、管理、宣传、服务等方面的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案实施办法》和《普通高等学校档案管理办法》等有关规定制定本办法。

第二条渭南师范学院档案是指：学校各个时期在管理、教学、科研等活动中直接形成的，对学校发展和社会服务有保存价值的资料和实物。

第三条学校档案按照党群、行政、教学、科研、基建、外事、生产、设备、出版、财会等类别收集和管理。档案形式包括文字、图表、声像、实物等。

第四条档案工作是学校的重要工作之一，是检查、衡量学校各部门工作质量、管理水平和办学条件的重要标志之一。档案工作列入学校整体发展规划、纳入学校考评内容。

第五条学校定期对全校档案工作进行检查，对积极做好档案收集、整理、保护和利用的部门给予表彰或奖励；对档案管理不善或损坏遗失、出卖档案和泄漏档案机密等行为者，视情节轻重按《档案法》规定分别给予批评教育或必要的处分，构成犯罪的依法追究刑事责任。

第六条学校成立档案工作委员会，主任由校领导担任。学校档案馆（副处级建制）是全校档案工作的管理部门，负责学校档案的收集、管理、宣传和利用等工作。各单位档案工作由一名领导负责，配备1-2名专（兼）职档案工作人员，负责档案的收集、整理、上报及本单位内部档案管理等工作。

第二章档案工作机构和职责

第七条档案馆工作职责：

1.积极贯彻执行和宣传国家关于档案工作的政策和有关规定；

2.制定学校档案工作规划、计划和规章制度，并组织实施；

3.负责收集整理和集中统一管理全校档案及有关资料；

4.负责档案的利用工作，配合学校教育改革，积极开展信息咨询服务，拓宽档案资料利用范围，对利用者做好教育工作；

5.加强档案资料的业务建设，参加档案工作协作、学术研究和交流活动；

6.负责监督、指导和检查校内各单位的档案工作；

7.负责全校档案工作人员的业务培训与学习；

8.积极创造条件，实现档案管理的标准化、规范化、现代化，为学校教学、科研、管理等提供信息。

9.组织完成上级档案部门和学校交办的其他档案业务工作。

第八条各单位档案工作职责：

1.做好本单位各类档案资料的收集、整理、统计工作，并按期向学校档案馆办理移交;

2.统一管理属于本单位保管的档案，并做好利用工作;

3.做好本单位的档案法规宣传工作。

第三章档案的立卷归档、移交和接收

第九条党政档案由文书处理部门整理、立卷归档。教学、科研、外事、基建、仪器设备、产品生产、出版、财会、学生等类档案，由形成单位整理、立卷归档。档案馆根据各类档案的归档时间，及时接收各立卷部门移交的档案，并严格履行交接手续。

第十条各单位应将档案的收集、整理、立卷工作列入各级行政干部、教师、科研人员的职责范围。各单位领导负责检查督促档案工作人员及教职工按时、按要求归档。

第十一条档案的归档范围及归档时间：

（一）归档范围

1.十一个主类

（1）党群类

主要包括学校党委、工会、团委以及民主党派等组织在党群管理工作中形成的各种资料。

（2）行政类

主要包括党政办、人事、监察、审计、后勤行政管理工作中形成的各种资料。

（3）教学类

主要包括学校教学管理部门、二级学院在教学管理、教学实践、教学研究等活动中形成的各类资料。

（4）学生类

主要包括研究生、全日制普通本专科、成人教育学生在校期间学习、实践活动中形成的具有保存价值的各种资料。

（5）科研类

主要包括学校科研管理部门、科学研究机构、各单位科研人员在科研管理和科研实践活动过程中形成的各种资料。

（6）基建类

主要包括学校基建部门在基建管理活动中形成的各种资料。

（7）基仪器设备类

主要包括学校设备管理部门、设备使用部门在设备管理工作中形成的各种资料。

（8）产品生产类

主要包括学校校办企业管理部门及校办企业在企业管理和产品、生产、开发、销售等工作中形成的各种资料。

（9）出版类

主要包括学校正式编辑、出版的学报、报纸及编辑、出版工作中形成的各种资料。

（10）外事类

主要包括学校外事管理部门、各类人员出席国际学术会议、出国考察、讲学、合作研究、进修及学校聘请的外籍、港澳专家与教师在教学、科研及其他外事活动中形成的各种资料。

（11）财会类

指学校财务部门及独立核算部门在会计工作中形成的会计凭证、会计帐簿、会计报表、工资表等会计核算材料和财务管理等资料。

2.三个辅类

（1）声像类：指各部门在各项工作中形成的有保存价值的照片、录音带、录像带、磁盘、光盘、幻灯片、影视胶片等磁性载体材料及各类机读材料。

（2）实物类：指学校获得的奖状、奖牌、锦旗；各类有纪念意义的礼品；学校历年使用的校徽、纪念章、停止使用的印章等。

（3）人物类：指本校校级以上领导干部、正高级职称专业技术人员在其职务活动中形成的各种专著、论文、科研报告、证书、证章、来往信涵等资料。

（二）归档时间

1.党群、行政、外事、出版类，按年度在次年6月底以前归档。

2.教学、学生类按教学年度在次学年12月底以前归档。

3.科研、基建、产品类在项目完成后两个月归档。

4.设备类随机文件材料在开箱验收两个月内归档，管理、使用、维修和改进工作中形成的材料在次年6月底以前按年度归档。

5.财会类按年度立卷，在财务部门保存一年后归档。

6.声像、实物类随同其主类一同归档。

7.人物档案随时归档。

第四章档案管理和利用

第十二条严格遵照执行《普通高等学校档案管理办法》及《高等学校档案工作规范》，不断提高档案工作水平，充分发挥档案的信息作用。

第十三条学校档案馆应对保存的全部档案进行科学的分类、编目、排列、上架、编制检索工具，加速实现档案资料科学化、现代化管理。

第十四条保管档案必须做到库房、阅览室、办公室分开，达到防盗、防火、防尘、防潮、防虫、防强光、防高温、防有害气体等八防要求，确保档案的安全。

第十五条凡学校工作人员因公查阅职能范围内的档案，可直接到学校档案馆办理查、借登记手续，凡查阅财会档案，经本单位领导鉴署意见，计财处同意，并由财务人员陪同查阅；查阅科技类保密档案，须经科技处领导批准，必要时经主管院长批准，查阅未公开的科研课题档案，须经课题负责人同意；查阅保密范围内的档案，秘密和机密档案经档案馆馆长批准，绝密档案还需经党政办公室领导批准，查阅时严格把握查阅范围，无关部分禁止翻阅，保密档案一律不外借。凡因私利用档案者，需经档案馆主管领导及业务主管部门领导批准。

第十六条校外人员利用学校档案，须持本单位正式介绍信或个人证明，经档案馆馆长批准后方可查阅，并按国家规定收费。

第十七条查阅者入库查档不得携带提包，不准吸烟，要珍惜和爱护档案材料，保持档案的整洁，严禁涂改、撕毁、抽页、调换、污染，不得随便拆卷或在案卷上作任何标记，违者追究法律责任。

第十八条利用档案需要抄录、复印、拍照、出具档案证明时，需经党政办公室领导批准，所需材料必须忠实于原件，经核对无误加盖公章有效。对纸质已经发脆或珍贵档案资料，一律不准复印。馆藏档案材料原则上不外借，因特殊情况需要可办理借阅手续，一般不得超过一周，用完及时归还，对确需续借者，应重新办理借阅手续，严禁借阅者将档案转借他人和带到公共场所。

第五章档案的鉴定、销毁和统计

第十九条学校档案馆所管的一切档案，按保管期限规定，定期进行鉴定。

第二十条档案鉴定工作由校保密委员会、档案馆、归档单位，根据档案保管期限和利用价值共同鉴定。凡需销毁的档案，应登记造册经学校有关领导审批后方可销毁。凡需销毁的材料应送指定地点两人监销并在清册上签名，不可当废纸处理。

第二十一条每年年底对当年收集、整理、利用、销毁的档案，分门类进行全面统计并上报。

第六章 档案工作人员

第二十二条档案馆的专职工作人员和各单位专（兼）职档案人员应配备政治上可靠，工作认真负责、熟悉档案业务知识、符合机要人员条件的干部。负责党群类档案管理的干部必须是中共党员。

第二十三条档案工作人员必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的各级方针政策，热爱档案事业，忠于职守，坚持原则，遵守纪律，刻苦钻研业务，努力做好本职工作，积极为学校各项工作服务。

第二十四条各单位专（兼）职档案人员应相对稳定，确因工作需要须调离岗位时，须报档案馆并选好人员做好接替工作。

第七章 附则

第二十五条本办法自发布之日起实施。

第二十六条本办法由学校档案工作委员会负责解释。