一、文件材料的收集范围

1、学校在教学、科研、管理各项活动中直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料。

2、《高等学校档案实体分类法》规定应归档的党群、行政、教学、科研、产品生产与科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会十大类文件材料。（文件材料的归档范围和保管期限具体见渭南师院各类档案归档范围和保管期限表）

3、反映学校工作和活动的有保存价值的声像载体材料。

4、征集国内外与学院有关的各种具有保存价值的其他材料。

5、校内个人在非职务活动中形成的文件材料，可按征集、代管、捐赠的方式处理。

6、其他有保存价值的文件材料。

二、立卷原则与分工

1、立卷应按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，适当照顾保存价值，分类组卷，以能准确、全面反映学校真实面貌和部门的主要职能活动，便于查找利用为原则。

2、部门、课题组立卷归档是高校档案工作的基本制度和基础，各部门必须分工明确，协同配合。

3、学院各部、处、室、系、所都要有分管档案工作的负责人，并确定适当的专（兼）职档案人员，都应把涉及相应的范围的档案工作列入自己的职责范围，协同学校档案部门认真做好档案的收集、整理、归档工作。

4、全校性、综合性的文件材料由学院办公室负责立卷归档；专业性的或具体业务性的，由职能部门（承办单位）分工负责相应门类的立卷归档。

5、以党委、学院名义的发文，由学院办公室分别立卷归档（一般应保存两份以上）。以部门名义的发文，由各部门立卷归档，重要的也应有两份以上。

6、党委和学院召开的代表大会、全委会、党委会、扩大会、办公会所形成的材料，由学院办公室分别立卷归档。职能部门以党委和学院名义召开的全校性专门会议、干部会议所形成的材料，由主办单位立卷归档。

7、校内各单位向党委、学院的请示报告正文及相应的批复、批转的原件，由学院办公室立卷归档；请示报告的原稿及批转、批复的复制件，则由报文单位立卷归档。

8、两个以上单位共同办理的文件，由主办单位立卷归档，非主办单位中保存复制本。各临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撤销前做好整理工作，移交学院档案部门保存，任何人不得带入其他单位。

9、重要的人民来信来访材料，由承办单位立卷归档。

三、立卷程序

按照归档时间要求由专（兼）职档案员按案卷类目将文件材料收齐归档，并对文件材料进行调整检查，依照如下程序进行：

1、检查案卷的文件材料成分。文件材料是否收集齐全完整，同时检查案卷有无不需要归档的文件材料。归档的案卷必须经过整理、鉴定，归档单位应逐一提出保管期限和保密意见，经档案室审查后归档。

2、检查案卷文件材料的联系。依照案卷类目纠正案卷之间文件材料归卷不统一，相互混淆重复或拆散材料联系的现象。

3、检查文件材料的保存价值。察看各案卷中文件材料保存价值是否有差异，各部分之间是否大体一致。

4、检查案卷文件材料数量。对同一问题文件材料数量多的，宜酌情适当分卷（一般不超过200页）。问题单一、文件材料数量少者可组薄卷。

四、立卷分类

1、分年度

文件材料尽量采用分年度立卷，一般应归入文件形成年；跨年度的请示与批复，放在复文年立卷，没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划、计划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结，放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；跨年度的非诉讼案件，放在结案年立卷；回顾及纪念性文件，放在写成年立卷。

2、分问题

将文件材料材料按其内容所反映的问题、事物分开。

3、分期限

将文件材料按照规定的不同保管期限分开。

五、案卷的质量及组卷要求

1、各门类档案的质量要求，总的是：遵循文件材料的形成规律，保持之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

2、卷内文件材料必须准确反映学院教学、科研和管理活动的真实内容，手续完备，制作和书写材料利于长期保存。

3、文件材料的形成，必须符合文书处理的基本要求，用碳素或蓝黑墨水钢笔书写，禁止使用铅笔、圆珠笔书写。

4、案卷封面须用毛笔或碳素笔书写，卷内目录须用碳素或蓝黑墨水钢笔书写。

5、管理内容的档案按问题、时间或重要程度排列，要注意卷内密不可分的文件材料应依序排列在一起：批复、批示在前，请示、报告在后；正件在前，附件在后；印件（正本）在前，定稿（底稿）在后；定稿在前，历次重要讨论稿在后；转发件在前，被转发件在后；非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后。

6、科研课题文件材料排列顺序是：立题材料、成果材料在前，原始材料在后；文字材料在前，图样在后；图样按目录或图号排列，特殊载体的文件，按有关规定整理。

7、专题性、成套档案（含教学、科研、产品与科技开发、基建、设备、出版、档案）按阶段、结构、部件等分别组卷。

8、确定文件材料的保存价值，要根据学院工作需要和为国家积累历史文化财富的需要，准确进行判断：

凡反映学院主要职能活动和基本历史面貌，对学院、国家建设、历史研究有长远利用价值的，列为永久保管；

凡反映学院一般工作活动，在长期内对学院和社会有查考利用价值的，列为长期保管；

凡在较短时期内对学院工作有查考价值的，列为短期保管。

9、卷内文件应去掉金属物（订书钉、大头针、回形针等），托裱破损文件，字迹稍模糊的应复制并与原件放在一起立卷；文件材料纸张大小不一的，应裱糊整齐立卷；对未留装订线的文件材料须进行贴边后立卷；装订用三孔一线，不装订的案卷，应按标准用细线逐件装订。

10、编排页号件号。卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号件号（一律用打号机）。案卷一般不超过200页，应统一在有文字的毎页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应对卷内毎份材料，逐件编件号；图表和声像材料等，也应在装具或在声像材料的背面，逐件编号。

11、填写卷内目录。毎个案卷必须按规定的格式逐件填写卷内目录。

（1）顺序号：以卷内文件排列先后顺序填写的序号。

（2）文号：文件制发机关的发文字号。

（3）责任者：形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者。

（4）题名：即文件标题，一般应照实抄录，不得随意更改和简化，没有标题或标题不能说明文件材料内容的，要重新拟定标题，外加“［］”号。

（5）日期：文件的形成时间。用8位阿拉伯数字书写，前4位表示所在年度，5－6位表示月份，7－8位表示日数，月份、日数不够两位的，前面一位用“0”补齐。

（6）页号：卷内文件起止页号（一律只填写起始号，最后一个文件必须填写起止号）。

（7）备注：对卷内文件材料有关情况的附加说明。

12、填写备考表。有关文件材料（缺损、修改、补充、移出、销毁等）的情况说明，都应填写在备考表内。若无情况说明，也应将立卷人、检查人姓名和时间填上，以示负责。

立卷人：由组成本卷的责任者签名。

检查人：由对案卷质量进行审核的责任者（立卷单位负责人）签名。

13、案卷题名。拟写案卷标题应简明确切，体式一致，结构完整，一般应包括（时间）、主要责任者、内容、名称（文种）等。部分案卷题名可以是项目的名称代字、代号及其组件、部件、阶段的代号和名称。一般写在卷面，不超过50字。