一、党群类档案归档范围和保管期限表

DQ11      党务综合

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序号类目名称保管期限

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1   上级党组织有关党的建设以及党务工作综合

性的文件材料

（1）针对本院的永久

（2）其它长期一短期

2    本院党代会文件材料

（1）大会计划、通知、工作报告、议程、决

议、总结、记录、发言稿、领导讲话、照片、

录音；大会主席、秘书长和代表、列席代表

名单；候选人登记表和情况介绍；大会选举

办法、选举结果和上级批复等。永久

（2）提案及办理情况；会议简报、会议情况

反映、小组会议记录等。长期

（3）服务机构的工作计划、总结、工作人员

名单；工作征、代表证、列席证及选票式样、

会议未通过的文件。短期

3   本院党委会、党委扩大会、书记院长碰头会、

总支书记会记录、纪要、决议永久

4    党委工作计划、重要报告、总结永久

5   党委在各项工作中形成的综合性决定、规定、

制度、办法、指示、通报、批转和通知

（1）重要的永久

（2）一般的长期

6   以党委名义召开的各类工作会议材料长期

7   院党委和上级党委调研、检查、巡视学院工

作形成的文件材料长期

8   党委负责同志在校内的重要讲话和参加上级

召开会议的发言稿永久

9   党委工作简报长期

10   党委大事记永久

11   党群系统启用印章的文件及废止使用的旧

印实物永久

12   党群系统综合统计材料永久

13   党委各部、委、各总支报党委的工作计划、

总结、报告、请示及批复长期

14   党委有关保密、秘书工作材料长期

15   重要的群众来信来访及处理材料长期

16   党委与有关单位联系、协商工作的文件

材料长期

17   党委系统收发文登记簿长期

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DQ12              纪检

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序号类目名称保管期限

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1   上级纪委关于纪检工作的文件材料长期—短期

2   本院有关纪检工作的规定、条例、办法长期

3   本院纪检工作计划、报告、总结、统计报表永久

4   本院纪委会议记录长期

5   本院党纪案件的调查材料、处理意见、

决定及上级批复长期

6   重要的群众来信来访及处理结果长期

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DQ13             组织

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序号类目名称保管期限

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1   上级关于组织工作的文件材料长期—短期

2   本院组织工作计划、总结、重要报告及上

级批复永久

3   本院党员、干部统计报表、党的组织机构设

置材料永久

4   本院干部职务任免的报告、批复、通知及其

考察材料永久

5   本院科级以上干部名册永久

6   本院关于组织干部工作的规定、条例、制度长期

7   本院有关落实政策材料长期

8   本院各总支、支部的建立、改选报告及审批材料长期

9   党的组织发展工作计划、总结、报告及入党、

转正、取消资格、党员退党的文件材料长期

10   本院党员名册、各总支、支部委员名册长期

11   党员组织关系介绍信存根、党费收支存根短期

12   本院关于党的思想建设、作风建设、党员教育

材料长期

13   本院表彰优秀党员、优秀党务工作者、先进支

部的决定、名单及先进事迹材料长期

14   本院党委对党员的处分材料长期

15   本院组织工作会议记录长期

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DQ14             宣传教育

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序号类目名称保管期限

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1   上级关于宣传教育工作、教职工、学生思

想政治工作的文件长期—短期

2   本院宣传教育、思想政治工作计划、总结永久

3   本院教职工、学生思想政治工作通知、决定、

条例、简报、情况反映及调查材料长期

4   本院理论学习的决定、通知、计划、总结长期

5   反映本院重大活动的剪报及图表、照片永久

6    本院学生思想政治工作计划、总结长期

7    本院学生思想政治工作典型调查材料和统计

报表长期

8   本院有关学生政治工作队伍的选拔、管理文件长期

9   本院各系、院学生政治工作人员名单长期

10  本院学生工作会议记录长期

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DQ15             统战

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序号类目名称保管期限

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1   上级关于统战工作的文件长期—短期

2   本院统战工作计划、总结、统计报表永久

3   本院有关统战工作的规定、办法、决定、

报告、通知长期

4   本院统战工作情况调查与典型材料长期

5   本院各级人大代表、政协委员名单及审批

材料永久

6   各民主党派成员和负责人名册及有关材料长期

7   本院统战工作会议记录长期

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DQ16             工会

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序号类目名称保管期限

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1   上级有关工会工作的文件材料长期—短期

2   本院工会工作计划、总结、统计报表、机构

设置永久

3   本院工会会员代表大会文件（通知、名单、

报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发

言和大会通过的文件等）永久

4    本院工会及教职工参予民主管理、监督工作

的规定、条例办法及有关材料长期

5   本院表彰工会先进个人材料、名单长期

6   本院工会处分会员材料长期

7   本院工会委员会会议记录、纪要长期

8   本院基层工会干部名册、会员名册长期

9   本院职工生活补助规定、办法、申请及批复长期

10   本院职工福利工作规定、办法及有关材料短期

11   本院职工文体生活计划、安排、总结短期

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DQ17            共青团

—————————————————————————————————序号类目名称保管期限

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1   上级关于共青团、学生会工作文件长期—短期

2   本院团代会文件（通知、名单、工作报告、

决议、选举结果、领导讲话、大会发言、大

会通过的文件）永久

3   本院学代会文件（通知、名单、工作报告、

决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大

会通过的文件）永久

4   本院共青团工作计划、总结、统计报表、机构

设置永久

5   本院团委会议记录、纪要长期

6   团员名册、团干部名册长期

7   本院团委批准入团、退团材料及名单长期

8   本院团委表彰、奖励先进团支部、优秀团员材料长期

9   本院团委处分团员材料长期

10   本院学生会工作文件材料长期

11   本院团委组织进行的团干培训、团课教育、理

论学习、文体活动、知识竞赛等活动材料长期

12   本院团委牵头进行的其它活动有关材料长期

13   本院学生组织参与的各种学会、社团文件材料长期

14   本院学生勤工俭学、社会实践、社会公益劳动

有关材料长期

15   本院团组织及学生会编辑的内部刊物、小报、

二、行政类档案归档范围及保管期限表

XZ 11         综合类

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序号类目名称保管期限

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1   上级有关高校行政管理综合性文件

（1）针对本院重要的永久

（2）其它长期—短期

2   本院发展规划、年度工作计划、总结永久

3   本院大事记、历史沿革、概况介绍、校史、

年鉴永久

4   本院院长办公会议及其它综合性行政会

议记录、纪要永久

5   本院全院性教职工大会会议记录、纪要、

领导讲话、发言稿长期

6   院领导参加校外综合性会议带回来文件、

代表学院的发言稿长期

7    本院综合性统计报表永久

8    本院及院内各单位启用新印章材料及旧印实物永久

9    本院综合性制度、规定、条例、办法、报告

（1）重要的永久

（2）一般的长期

10   本院有关全院性工作调查、评估及经验总结材料永久

11   本院重要的人民来信来访及其处理材料长期

12   本院全院性工作简报、大事记、信息、

动态永久

13   本院收发文登记簿长期

14   本院教职工代表大会材料

（1）会议通知、日程；主席团、代表、

列席代表名单；领导讲话、工作报

告、记录、纪要、决议、总结；候

选人名单及情况介绍；选举办法、

选举结果及上级批复。永久

（2）大会发言、会议简报、提案及办理

情况、小组会议记录长期

（3）会议讨论未通过的文件、工作人员

名单、选票式样、工作证、代表证、

会议证短期

15   本院校庆活动材料

（1）校庆委员会名单、校庆活动计划、

总结、会议记录、重要报告、讲话、

纪念册、纪念章永久

（2）校庆期间收到的各种礼品清单、处

理情况长期

（3）贺电、贺信等短期

16   校友工作材料、校友会章程、名单、各种

学术会议记录、纪要、论文、科研报告等长期

17   全院性临时机构所形成的材料短期

18    反映指导本院综合情况的报纸、刊物、照片永久

——————————————————————————————————XZ12             人事

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序号类目名称保管期限

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1   上级有关人事工作的文件长期—短期

2   本院人事工作计划、总结永久

3   本院人事会议记录、调资会议记录、评职

会议记录长期

4   本院教职工名册永久

5   本院人事、劳资统计报表永久

6   本院组织机构设置、撤并及人员编制计划、

报告、通知、批复永久

7    本院人事、劳资工作规章制度长期

8    本院教职工队伍建设、师资培养、管理规划、

规定、总结长期

9    本院教职工进修计划、安排、总结长期

10   本院各级职称评定方面的规定、条例、审批

表、申报表长期

11   本院有关调资方面的报告、报表、名册以及

上级批复长期

12   本院有关教职工录用、聘任、转正、定级方

面的规定、办法、申请表、审批表、批复、

通知、名单长期

13   本院有关教职工调动工作（调入、调出、内

部调动）的规定、办法以及申请、报告、批

复、商调函、调令长期

14   本院教职工退职、退休的规定、条例、报

告、批复及离退休职工管理材料长期

15   本院有关教职工评残、工伤、死亡、抚恤

方面的文件材料长期

16   本院有关聘请校外兼职教师的规定、办法

及名单长期

17   本院使用合同工、临时工及聘用本院退休

教职工的规定、办法、名单、合同等长期

18   本院教职工年终考核材料长期

19   本院奖励、表彰先进集体、先进教职工材料长期

20   本院对教职工的处分材料长期

21   本院有关劳保、福利、探亲方面的规定、办法长期

22   本院教职工支教材料长期

23   本院教职工行政（包括院内）、工资关系转

移证、介绍信存根长期

24   本院分配来院的毕业生报到证长期

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XZ13              监察、审计

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序号类目名称保管期限

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1   上级有关监察、审计工作的文件长期

2   本院监察、审计工作方面的规章制度、报告、

会议记录长期

3   本院监察、审计工作计划、总结永久

4   本院监察、审计工作统计报表永久

5   本院违反政纪、财纪的单位、个人查处材料

及处分决定长期

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XZ14          保卫

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序号类目名称保管期限

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1   上级有关公安保卫工作的文件长期—短期

2   本院公安保卫工作的规定、条例、办法长期

3   本院公安保卫工作计划、总结、报告、

调查材料、统计报表永久

4   本院师生员工案件的侦察、调查、处分结果、

复查、平反材料及上级的批复、判决书长期

5   本院要害部门的公安保卫、消防工作文件长期

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XZ15          后勤

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序号类目名称保管期限

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1   上级有关后勤工作文件长期—短期

2   本院后勤工作计划、总结、会议记录长期

3   本院关于后勤工作的规章制度长期

4   本院关于校舍、家具、固定资产的管理、办

法及财产清册、统计报表长期

5   本院关于房屋、水电、暖气、煤气、伙食、

物业、车辆管理、电话管理等的规定、条例、

办法长期

6   本院学生公寓管理的规定、条例、办法长期

7   本院后勤社会化等规定、条例、办法、协议长期

8   本院医保、卫生、保健、计划生育工作的计划、

总结、规定、办法及领取独生子女证名册长期

9   本院分房委员会名单、房屋管理、调配使用等

规定、办法，教职工住房分配条例、办法、名

单、合同长期

10  本院关于校园绿化、环境保护等工作的规划、

计划、总结、管理办法长期

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XZ 16         档案、图书

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序号类目名称保管期限

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1   上级有关档案、图书、情报工作文件长期—短期

2   本院档案、图书、情报工作规定、条例、

办法长期

3   本院档案、图书工作计划、总结、会议记录长期

4   本院图书馆概况、发展规划、藏品目录、经

费决算、统计报表、大事记永久

5   本院图书、资料订购、管理及过刊处理材料短期

6   本院档案全宗介绍、统计报表永久

7   本院各类档案移交目录、销毁清册永久

三、教学类档案归档范围及保管期限表

JX11              综合

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序号类目名称保管期限

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1   上级有关教学工作综合性文件材料

（1）针对本院的永久

（2）需要长期参照执行的长期

（3）短期内有查考价值的短期

2   本院教学工作规划、计划、总结、会议记录永久

3   本院编制教学工作综合性的统计报表、大事记永久

4   本院培养目标、培养规格、学制等方面的规定、

办法、报告及上级批复永久

5   本院教学工作综合性的制度、办法、条例长期

6   本院召开各种教学工作会议形成的材料长期

7   本院学生运动会材料

（1）本院运动会秩序册、开幕、闭幕词长期

（2）本院学生参加校外各类运动会及球类比

赛人员名单及成绩长期

8   本院非学历教育的培训班、进修班材料长期

JX 13    全日制普通本专、科学生

JX 13--1     学科与实验室建设

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序号类目名称保管期限

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1    上级有关学科、专业设置及实验室建设方面

的文件材料长期

2   本院各学科、专业、实验室论证、评估、申报、

审批、检查材料；上级关于我院学科、专业设

置的批复永久

3   本院各学科、专业、实验室建设发展规划、计

划、总结

（1）重点学科、专业永久

（2）一般学科、专业长期

4   本院学科、专业、实验室建设统计报表永久

5   本院有关实验室管理的规章制度及其它材料长期

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JX 13--2       招生工作

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序号类目名称保管期限

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1   上级有关招生工作的文件材料

（1）涉及本院的招生计划、指标长期

（2）普通性的规定、办法短期

2    本院招生工作计划、总结、规定、办法、请示

报告及上级的批复长期

3    本院招生简章、专业介绍、专业目录及招生宣

传材料长期

4    本院录取新生审批表（录取名册）永久

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JX 13--3        学籍管理

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序号类目名称保管期限

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1    上级有关学籍管理方面的文件长期—短期

2    本院学籍管理制度、办法、规定、条例长期

3    本院新生入学登记表长期

4    本院在校学生名册永久

5   本院学生成绩总表（包括补考成绩）永久

6   本院学生学籍变更材料（升级、留级、休学、

复学、转学、转专业、退学等）长期

7   本院表彰优秀生（三好学生）、先进班集体的

规定、办法、决定、名单及先进材料；学生获

得校内外各种竞赛奖名单、材料长期

8    本院对学生的处分决定、通报及处理材料长期

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JX 13--4     课堂教学与教学实践

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序号类目名称保管期限

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1   本院各专业教学计划大纲永久

2   本院各专业课程建设要求及安排表、教学

进度表、校历长期

3    本院各学科专业试题、标准答案长期

4    本院教师典型教案、重要备课记录长期

5   本院电化教学有关材料长期

6    本院教学实习计划、总结、大纲、实习

指导书、有代表的实习报告短期

7    本院社会调查、社会实践计划、总结及

有关材料短期

8    本院军训工作计划、大纲、总结、简报等长期

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                   JX 13--5         学位

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序号类目名称保管期限

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1   上级有关学位工作文件长期—短期

2   本院学位评定条例、办法、计划、总结长期

3   本院学位委员会记录、决定长期

4   上级关于学院学位授予权的批复及本院学

位委员会授予学位清册永久

5   本院学位证书存根长期

6   本科生优秀学位论文、优秀毕业设计长期

7   博士、硕士研究生学位论文及评审材料长期

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JX 13--6       毕业生

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序号类目名称保管期限

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1   上级有关毕业生分配、就业、毕业证管理的

文件材料长期—短期

2   本院毕业生工作计划、总结、规定、条例长期

3   本院毕业生供需合同、协议长期

4   本院毕业生分配方案、调配、派遣名单永久

5   毕业生名单、毕业生验印

登记表及有关材料永久

6   本院毕业证、派遣证存根、递发档案存根长期

7   本院补发毕业证证明材料及存根长期

8   本院毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料长期

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JX 13--7    教材工作

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序号类目名称保管期限

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1   上级关于教材工作的文件材料短期

2   本院教材建设、编审等规划、计划、会议纪要长期

3   本院各系、部、院使用教材目录长期

4   本院自编、主编教材长期

5    本院自编、主编的教学指导书、实习指导书、

习题集长期

6   其它有保存价值的自编教学参考资料短期

7   本院教材工作评奖材料长期

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JX 13--8    教学研究与教学质量评估

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序号类目名称保管期限

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1   上级有关教学改革、教学研究、教学质量评

估材料长期—短期

2   本院教学工作改革、研究材料长期

3   本院教学观摩、教学经验交流材料长期

4   本院教学检查、调查及教学质量评估材料长期

5   本院教学评优工作计划、总结、办法、表彰决定长期

6   本院教学优秀奖申报、审批材料长期

JX 12    研究生

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序号类目名称保管期限

——————————————————————————————————研究生教学类档案的类目名称和保管期限同全日制普通本专、科学生

JX 14  成人教育学生

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序号类目名称保管期限

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附录：存系教学类档案

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序号类目名称保管期限

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1   本科生毕业论文及评审意见长期

2   课堂教学材料、课程进度表短期

3   教师任课安排、教案长期

4   优秀实习报告短期

5   本专业教学检查、调查材料及总结短期

6   教师工作量核算、登记材料短期

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四、科学研究类档案归档范围及保管期限表

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KY 11       综合

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序号类目名称保管期限

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1   本院科研发展规划、科研工作年度计划、总结永久

2   本院科研机构及专、兼职科研干部名册永久

3   本院科研工作统计报表、科研经费预决算永久

4   本院科研经费的分配使用和审批材料长期

5   本院科研行政管理方面的规定、条例、办法、

科研工作会议记录、纪要长期

6   本院科研成果管理工作中形成的综合性文件材料长期

7   本院科研基金管理工作材料长期

8   本院教职工参加的各类协会、研究会材料短期

9   本院主持召开的各类学术讨论会、科学报告会

及校内外学术交流会材料长期

10   本院科研项目、成果、优秀论文评奖材料长期

11   上级有关科研行政管理文件材料长期—短期

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KY 12-1        科研准备阶段

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序号类目名称保管期限

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1   开题报告与课题调研论证材料长期

2   课题审批文件、任务书、委托书、合同、协

议书永久

3   课题研究计划、设计材料长期

4   计划执行情况、计划调整或撤销报告短期

5   课题投资及预决算材料短期

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KY 12-2        研究实验阶段

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序号类目名称保管期限

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1   实验、测试、观测、调查、考察的各种原始

记录（含关键配方、工艺流程及综合分析材料）永久

2   数据处理材料、包括计算机处理材料（如程序

设计说明、框图、计算结果）永久

3   设计的文字说明和图纸（底图、蓝图、机械设

计图、电子线路图等）永久

4   研究工作阶段小结、年度报告长期

5   配套的照片、底片、录音带、录相带、幻灯片、

影片、拷贝等永久

6   样品、样本等实物目录永久

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KY 12—3       总结鉴定阶段

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序号类目名称保管期限

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1   研究报告、研制报告永久

2   论文专著永久

3   工艺技术报告永久

4   技术决窍报告永久

5   专家评审意见永久

6   鉴定会材料（鉴定代表名单、会议记录、

鉴定意见）长期

7   签定证书永久

8   推广应用意见长期

9   课题工作总结长期

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KY 12—4           申报奖励阶段

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序号类目名称保管期限

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1   科研成果登记表永久

2   科研成果报告表永久

3   科研成果奖励申报与审批材料永久

4   科研成果获奖证书（奖状、奖章）原件或影印件永久

5   专利申请书、专利证书原件或影印件永久

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KY 12—5      推广应用阶段

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序号类目名称保管期限

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1   转让合同、协议书永久

2   生产定型签定材料永久

3   成果被应用或投产后反馈意见短期

4   推广应用方案及实施情况长期

5   扩大试生产的设计文件、工艺文件长期

6   成果宣传报导材料短期

7   对外学术交流材料长期

五、产品生产与科研开发类档案归档范围及保管期限表

C P11             综合

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序号类目名称保管期限

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1   上级有关高校产业管理、产品生产与科技

开发文件长期—短期

2   本院校办产业与科技开发规定、条例、办法长期

3   本院产品生产与科技开发工作计划、总结、

统计报表永久

4   本院产品生产与科技开发的请示、报告、批复、

批示长期

5   本院产品生产与科技开发、管理与专业协作单

位有关技术性方面来往的文件材料长期

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C P 12—1      销售管理

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序号类目名称保管期限

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1   产品用户清册长期

2   产品销售合同、协议书、重要洽谈会议记录长期

3   用户反馈的产品技术文件材料长期

4   产品说明书、宣传品、广告样张短期

5    产品用户交验协议短期

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C P 12—2      产品计划准备阶段材料

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序号类目名称保管期限

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1   任务书、调查材料、方案论证材料、技术协

议与委托书、发展建议书、上级指示批文长期

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C P 12—3     产品生产设计（研制）阶段

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序号类目名称保管期限

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1   总体方案设计材料长期

2   全套设计定型图纸长期

3   技术设计说明书、计算手稿、实验数据和

实验记录、分析报告长期

4   通用件、标准件、外购件、外协件明细表、

图样目录长期

5   阶段性技术总结、产品设计工作总结、设计

定型报告及批复长期

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C P 12—4    产品生产试制与鉴定阶段材料

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序号类目名称保管期限

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1   试验大纲、试验记录及试验工作总结长期

2   鉴定大纲、产品鉴定证书、产品证明书、

产品合格证长期

3   试验规程和记录、样机底片、照片等长期

4   得奖及专利材料长期

5   论文、专著永久

6   产品说明书、证明书、合格证、技术条件、

采用标准等长期

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C P 12—5        产品生产阶段

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序号类目名称保管期限

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1   生产任务书及上级有关指示文件、生产方案计划长期

2   全套工艺定型图纸、技术条件说明书长期

3    工艺说明书、工艺规程、工艺线路、工艺实验记

录、分析和鉴定材料等全部工艺文件材料长期

4   材料定额和代用单、工时定额短期

5   生产定型报告及批复长期

6   重大质量事故分析，重要生产会议记录长期

7   各种更改单及技术通知单长期

8   生产工作总结报告、技术工作总结报告长期

六、基本建设类档案归档范围及保管期限表

J J11           综合

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序号类目名称保管期限

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1   本院基建总体规划、校区平面图、坐标位置图永久

2   本院水、暖、电、气管道分布图永久

3   本院有关地质勘探、地形测量材料永久

4   本院有关征用土地的请示、报告及上级批文、

土地证、征地拆迁合同、补偿协议书永久

5   本院基建工作计划、总结长期

6   本院有关基建工作规章制度、条例办法长期

7   本院基建工作统计报表永久

8   上级有关基建工作文件

（1）针对本院的永久

（2）其它长期—短期

9   本院校园土地管理及临时建筑材料短期

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J J 12—1    工程管理文件

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序号类目名称保管期限

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1   项目建议书、工程申请报告、上级批文永久

2   规划定点平面图永久

3   施工执照（新建建筑许可证）永久

4   招标、投标、中标文件及承包合同、协议书永久

5   工程概算、预算、决算永久

6   交付使用的固定资产清册永久

7   工程概况介绍永久

8   产权证书永久

9   主要材料消耗、器材管理短期

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J J 12—2      工程技术文字材料

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序号类目名称保管期限

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1   工程地质勘察报告（包括工程地质图）永久

2   土建施工文件

（1）开工报告、工程技术要求、技术交流图

纸会审纪要短期

（2）施工组织设计、施工方案、施工计划、

施工技术措施、施工安全措施、施工工艺长期

（3）原材料及构件出厂证明、质量鉴定长期

（4）建筑材料实验报告长期

（5）设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定

审批永久

（6）土建施工定位测量地质勘察永久

（7）土、岩试验报告、基础处理、基础工程施

工图永久

（8）隐蔽工程验收记录永久

（9）工程记录的测试、沉陷、位移、变形观测

记录、事故处理报告永久

（10）分项、分单位工程抽量检查、评定长期

（11）交工验收记录证明长期

（12）竣工报告、竣工验收报告永久

3、设备及管线安装施工文件

（1）开工报告、工程技术要求、技术交底、图

纸会审纪要短期

（2）设计变更、工程更改洽商单、材料、零部

件、设备代用审批长期

（3）焊接实验记录、报告、施工检验、

探伤记录长期

（4）隐蔽工程检查验收记录长期

（5）强度、密闭性试验报告长期

（6）设备调试记录短期

（7）施工安装记录、安装质量检查、评定

事故处理报告长期

（8）系统调试、实验记录长期

（9）管线清洗、通水、消毒记录短期

（10）管线标高位置、坡度测量记录长期

（11）中间交工验收记录证明、工程质量评定长期

（12）竣工报告、竣工验收报告长期

4、电气、仪表安装施工文件

（1）开工报告、工程技术要求、技术交流、图

纸会审短期

（2）设计变更、工程更改洽商单、材料、零部

件、设备代用审批长期

（3）调试、整定记录长期

（4）性能测试和校核长期

（5）施工安装记录、质量检查评定、事故处

理报告长期

（6）操作、联动试验短期

（7）电气装置交接记录短期

（8）中间交工验收记录、工程质量评定长期

（9）竣工报告、竣工验收报告长期

5、重大质量事故处理意见永久

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J J 12—3         竣工验收

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序号类目名称保管期限

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1   施工总结永久

2   竣工报告、竣工验收报告永久

3   竣工验收会议有关文件永久

4   工程竣工验收证明永久

5   工程质量评审材料永久

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J J 12—4     工程竣工图纸

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序号类目名称保管期限

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1   建筑永久

2   结构永久

3   给、排水永久

4   暖通永久

5   电气（包括电话、有线电视）永久

6   主要设备使用说明书（如电梯、锅炉等）永久

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J J 12—5    改建、扩建、加固、维修

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序号类目名称保管期限

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1   改建、扩建、加固、维修计划、报告及批复永久

2   改建、扩建、加固、维修预决算永久

3    改建、扩建、加固、维修设计文件永久

4   竣工图永久

七、仪器设备类档案归档范围和保管期限表

S B11    综合

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序号类目名称保管期限

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1   上级有关仪器、设备（包括外资贷款项目）

方面的文件材料长期—短期

2   本院仪器、设备、管理工作规定办法长期

3   本院设备工作计划、总结、统计报表永久

4   本院仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案长期

5   本院仪器设备订货、供应、分配、调拔、报废等

方面的综合性登记表、移交清册长期

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S B 12      仪器设备项目

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序号类目名称保管期限

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1   申购报告、计划、论证报告（论证会文件、记录等）长期

2   上级或主管领导批复和准购批示长期

3   定购合同、会谈纪要、记录长期

4   进口设备过程中有关商务文件长期

5   开箱记录及装箱单长期

6   安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单长期

7   验收报告及其它验收材料长期

8   索赔来往函件及结果文件长期

9   设备说明书及全套随机文件与设备共存

10   使用、检修、故障、事故记录（设备履历书）与设备共存

11   重大事故的调查分析及处理材料与设备共存

12   技术改造、开发过程中形成的技术文件材料与设备共存

八、出版类档案归档范围和保管期限表

C B11          综合

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序号类目名称保管期限

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1   上级有关编辑出版工作文件材料长期—短期

2   本院编辑出版工作规定、办法长期

3   本院关于刊物（图书）出版的请示、批复、合同长期

4   本院刊物（图书）出版发行记录、审稿单长期

5   出版物封面设计、重要人物题词及手迹等长期

6   本院出版物获奖或受查处材料长期

7   有参考价值的读者来信、重要评论长期

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C B 12     出版物样书

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序号类目名称保管期限

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1、各种刊物样书永久

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C B 13        出版物原稿

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序号类目名称保管期限

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1   各种刊物原稿永久

九、财会类档案归档范围和保管期限表

C K 11      综合

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序号类目名称保管期限

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1   上级有关财务工作的文件材料长期—短期

2   本院财务工作计划、总结永久

3   本院财务管理规定、办法、报告、批复等

文件长期

4   本院基金管理工作文件短期

5   会计移交清册长期

6   财会档案移交保管清册永久

7   财会档案销毁清册长期

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CK12          会计报表

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序号类目名称保管期限

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1   决算报表（含基建综合决算）永久

2   预算会计报表短期

3   年度以上规划表、分配计划、测算表长期

4   年度以上各种统计报表（含工资报表）长期

5   季度以下各种计划、统计报表短期

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C K 13    会计帐簿

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序号类目名称保管期限

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1   涉及外事会计帐簿永久

2   总帐长期

3   日记帐短期

其中：现金、银行存款日记帐长期

4   明细帐短期

5   分户帐短期

6   固定资产总帐长期

（固定资产报废后保管五年）

7   学院专项资金帐短期

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C K14           会计凭证

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序号类目名称保管期限

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1   涉及外事的会计凭证永久

2   涉及债权、债务及未清理完毕的凭证长期

3   其它会计凭证短期

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CK 15         工资清册

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序号类目名称保管期限

—————————————————————————————————1    工资发放名册、卡片永久

2   工资转移证明、通知存根长期

3   各种奖金、奖学金、贷学金、助学金名册短期

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十、外事类档案归档范围和保管期限表

W S 11      综合

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序号类目名称保管期限

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1   上级有关外事工作的文件材料长期—短期

2   本院外事工作规定、办法、条例长期

3   本院外事工作计划、总结、统计报表永久

4   本院外事工作会议材料长期

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W S 12       出国（境）

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序号类目名称保管期限

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1   本院人员出国（境）申请、国外邀请函、政审

批件、上级批复等长期

2   本院人员出国（境）考察、访问形成的计划、

总结及其它材料长期

3   本院人员出国（境）讲学、研究形成的计划、

总结、研究成果、论文等长期

4   本院人员出国（境）进修、留学形成的学位论

文、各类证书（复印件）、研究成果及其它有

关材料长期

5   本院人员出国（境）参加国际比赛材料长期

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W S13          来校

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序号类目名称保管期限

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1   本院邀请、聘请外籍人士、国（境）外代表

团的计划、批复和来往函件永久

2   外国党政官员、各界人士来校参观、访问材料长期

3   外籍教师、专家学者及友好人士来我校讲学的

讲稿、教材等长期

4   外籍人士来校进修、短期培训有关材料长期

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WS 14    国际合作与会议

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序号类目名称保管期限

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1   中外合作校际交流协议、合同、项目纪要、备忘录永久

2   本院完成的国际合作项目、成果等材料永久

3   合作项目中国外单位完成项目、成果等材料长期

4   授予外籍人员名誉称号的材料永久

5   双方互赠的礼品、纪念品、书刊资料等清册及

处理情况长期

6   国际会议的有关材料长期

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W S 15    外国留学生工作

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序号类目名称保管期限

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1   上级有关留学生工作文件长期—短期

2   本院关于留学生管理工作的规定、办法、条例长期

3   录取审批材料(录取名单)                                    永久

4   学籍登记表、学籍卡片永久

5   学生名册永久

6   教学计划、大纲、授课计划、安排等材料长期

7   学位论文及学位证书、毕业证书（复印件）长期

8   学生去向及有关材料长期

十一、学生类档案归档范围和保管期限表

XS 12  研究生

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序号类目名称保管期限

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1    初、高中、本(专)科档案永久

2    入学登记表永久

3    体检表永久

4    学籍卡学、学籍登记表、永久

5    奖惩记录永久

6    党团组织档案永久

7    毕业生登记表永久

8    就业协议书永久

9    毕业生就业报到证永久

10   其他有保存价值的材料永久或长期

XS 12  全日制普通本、专科学生

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序号类目名称保管期限

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1    初、高中档案永久

2    入学登记表永久

3    体检表永久

4    学籍卡学、学籍登记表、永久

5    奖惩记录永久

6    党团组织档案永久

7    毕业生登记表永久

8    就业协议书永久

9    毕业生就业报到证永久

10   其他有保存价值的材料永久或长期

XS 14 成人教育学生

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序号类目名称保管期限

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1    初、高中科档案永久

2    入学登记表永久

3    体检表永久

4    学籍卡学、学籍登记表、永久

5    奖惩记录永久

6    党团组织档案永久

7    毕业生登记表永久

8    就业协议书永久

9    毕业生就业报到证永久

10   其他有保存价值的材料永久或长期

十二、人物档案归档范围和保管期限表

R W 1—1    综合

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序号类目名称保管期限

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11   本人自然情况，主要经历，业务自传等长期

12   先进事迹材料，报刊上对本人的表彰、通报等长期

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RW 1—2  论文著作类

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序号类目名称保管期限

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21   论文、译文长期

22   专著、译著长期

23   教材、讲义、教学参考书长期

24   工作中起草的重要文件、工作笔记长期

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RW 1—3    科研类

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序号类目名称保管期限

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31   科研报告长期

32   科研成果鉴定书长期

33   成果推广、反馈材料长期

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R W 1—4  信函

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序号类目名称保管期限

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41   重要信件长期

42   有保存价值的会议通知、请柬长期

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R W  1—5      证件、证章类

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序号类目名称保管期限

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51   论文证书长期

52   荣誉证书长期

53   聘书长期

54   毕业证书、结业证书长期

55   奖章、纪念章长期

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R W 1—6   声像材料类

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序号类目名称保管期限

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61   录音、录像、磁盘、光盘长期

62   照片长期

十三、声像载体档案归档范围和保管期限表

党群类

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序号类目名称保管期限

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1   本院领导参加的校内外重大公务活动材料：

包括主持会议、指导工作、接待重要的视察、

参观和来访永久

2   党代会、教代会、工代会、团代会、学代会

等各代表大会及重要会议的开幕、闭幕仪式，

大会讲话等材料永久

3   本院重大的纪念、庆祝和集会活动材料：包

括校庆、教师节、英模报告等长期

4   本院宣传、统战、人事、后勤等工作及其改

革的典型场面材料长期

5   本院自编的各类宣传片、教育片长期

6   重大事件材料：包括重大责任事故、自然灾

害等长期

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教学类

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序号类目名称保管期限

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1   学生入学、毕业活动材料：开学典礼、毕业

典礼、领导讲话、师生讲话、颁发证书等长期

2   教学活动中知名专家教授的讲学、授课、学

生听课、实验操作、论文答辩及各类教学竞

赛活动材料长期

3   学生参加社会活动、党团活动、义务劳动、

社会宣传、调查等材料长期

4   本院自编的各种声像教学材料长期

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科研生产设备

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序号类目名称保管期限

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1   本院各科学术会议、学术活动材料长期

2   科研活动中形成的反映该项目主要特征的材

料：包括课题研究、成果鉴定、成果转让、交

流、试制以及样书、样机、样品、专利证书、

荣誉证书等长期

3   本院自行设计、研制的产品样品及使用情况，

重要仪器设备维修、改造、运行等材料长期

4   教学、生产、实验、装备情况材料长期

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校园建设类

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序号类目名称保管期限

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1   本院基建总体规划、校景、雕塑材料永久

2   本院各种建筑物、构筑物及有关建筑设施材料长期

3   重大建筑项目的模型及其施工现场场景、开工、

竣工仪式等材料长期

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外事类

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序号类目名称保管期限

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1   本院领导、著名专家、教授重要的出访活动

及外宾接待活动材料长期

2   港、澳、台人士及外籍学者来校讲学考察、

参观、联欢等活动材料长期

3   在本院举办的各种国际会议主要活动及场景长期

4   授予外籍学者、友人、著名活动家荣誉称号材料长期

5   外国留学生在校学习生活情况及我国留学生在国

外获得学位、荣誉、奖励材料等长期

6   外籍人员向我院赠送（捐赠）礼品、实物材料长期

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人像类

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序号类目名称保管期限

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1   历届院领导、著名教授、知名人士的个人照片永久

2    本院教职工参加校内外重要会议、重要活动的

集体照长期

3    学生毕业班合影永久

4   先进集体、劳动模范、先进个人照片永久

5   具有保存价值的其它各类人员照片永久

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十四、实物类档案归档范围及保管期限表

奖状锦旗

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序号类目名称保管期限

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1   学院获各类奖励的奖状、锦旗、奖牌、奖杯

省级以上永久

省级以下长期

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印章

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序号类目名称保管期限

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1   废止使用的学校大印永久

2   废止使用的系、处级印章长期

3   废止使用的科级印章短期

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校徽纪念徽章

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序号类目名称保管期限

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1   学院颁发的各种校徽、纪念徽章永久

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礼品纪念物品

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序号类目名称保管期限

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1   学院在对外交流及各类庆祝活动中收到的

有保存价值且能够长久保存的礼品、纪念物品永久—长期

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