各相关单位：

根据《第十四届全国运动会和全国第十一届残动会暨第八届特奥会档案移交方案》（全运组办发〔2021〕6号）、《关于公布中华人民共和国第十四届运动会篮球项目竞赛委员会（渭南赛区）机构设置及岗位配置的通知》（渭师院发〔2021〕10号）文件精神，十四运会申办、筹办、举办、收尾等过程中形成的各种文件材料、实物、声像等属于重大活动档案，需归档后永久保存，现相关内容通知如下：

一、目标任务

结合工作实际，档案管理工作目标是实现十四运会从申办到赛事结束全程留痕、全程留字、全程留音、全程留像，确保档案完整、真实、规范、安全，做到同步记录、同步收集、同步整理、同步归档、同步利用，需按规定时间移交。

二、归档范围

根据第十四届全国运动会篮球项目竞赛委员会各处室职责范围，确定归档范围（见附件）。

三、档案归属

（一）纸质档案

1.项目竞委会各处室纸质文件材料归档 3 套。

2.会计档案。包括会计凭证、会计帐簿和报表等文件材料， 会计档案经审计结束、资产处置完毕后，归档 1 套。

（二）实物档案

1.十四运会筹办过程中产生的实物档案，如奖 牌、奖杯、火炬、服装、门票、证章（包括工作证、纪念章等）、 纪念邮票、吉祥物等实物样品，归档 4 套。

2项目竞委会接受的纪念品，归档1套。

3.项目竞委会的实物档案归档5套。

（三）声像档案

项目竞委会产生的照片（含数码照片电子 版）、音频、视频等归档3套。

（四）其他相关资料

项目竞委会在筹办过程中形成的其他资料（制度汇编、工作手册等）归档3套。

四、工作机制

（一）协调沟通机制

项目竞委会综合协调处牵头负责档案工作，召集协调会议，协调解决档案馆与各处室在档案收集、整理、移交过程中的有关事项，强化各单位、各处室对档案工作的高度重视、有效落实、整体推进。

（二）归档责任机制

项目竞委会各处室部门负责人为档案工作第一责任人，明确各处室档案员，配合学校档案馆及时完成各类档案资料的收集、 整理、移交工作，档案员要相对固定，确需调整时，办理档案移交手续，应交尽交。

（三）验收移交机制

项目竞委会各处室要严格按照归档范围于2021年3月底完成2020年度之前筹办工作档案的收集和整理，移交截止时间为6月底，移交时电子目录（Excel 格式）、交接文据、档案实体三者缺一不可，档案目录要规范清晰，目录与实体一一对应。处室负责人、档案员与竞委会综合协调处签署档案交接文据，办理档案移交手续。

2020年度之后的档案具体移交时间另行通知。

五、归档移交要求

1.归档的纸质文件按照《归档文件整理规则》 (DA/T22-2015) 要求进行整理；归档的数码照片按照《数码照片归档与管理规范》（DA/T50-2014）标准执行;声像类档案应按照《录音录像档案管理规范》（DA/T78-2019）标准执行；归档的会计档案按照财政部、国家档案局《会计档案管理办法》规定执行，应按照 凭证、帐簿、财务报告等类别分类、组卷、编号、编目。（相关规则、规范、办法可在档案-统计管理群下载）

2.照片及声像档案归档范围主要包含:省部级以上领导同志、著名人物、先进代表 参加的重大活动的照片或声像档案；本部门主办或承办的重点工、重点项目建设、重大活动、重要会议的照片或声像档案；其他具有保存价值的照片或声像档案。

3.照片及声像档案移交要保证载体的有效性。数码照片和声像存储到符合要求的脱机载体上进行离线归档，采用一次写光盘或硬磁盘等作为数码照片和声像档案长期 保存的存储载体。数码照片应为JPEG、TIFF或RAW等通用格式，音频电子文件应为WAV、MP3等通用格式，视频电子文件应为MP4、AVI等通用格式，数码照片和声像附加文字说明。对反映同一内容的若干张数码照片，应选择其中具有代表性和典型性的 数码照片归档。有多件录音录像电子件反映相同场景或主题内容的，应挑选一件影像 清晰、人物端正、声音清楚、画面构图平衡的收集、归档。

六、联系方式

各处室在归档过程中如有任何问题或疑问，请及时联系档案馆。

附件：1.竞委会各处室档案归档范围

2.竞委会各处室档案交接文据

       

                       中华人民共和国第十四届运动会

                     篮球项目竞赛委员会（渭南赛区）

                            2021年5月26日